Boletines de prensa para eventos: Ferias y Exposiciones

Por ello, un boletín de prensa tiene que tener “injundia” y una excusa para su publicación. En tu día a día, o mejor dicho en el de tu empresa, pasarán infinidad de sucesos que quizás tú consideres que son importantes pero que, a ojos de los demás, no lo son tanto. Cuando vayas a considerar si tu tema es suficientemente importante como para hacer un boletín por ello, piensa antes si existe implicación emocional “porque es tu negocio” o de verdad es súper impactante y nuevo. Si es así, es el momento de hacer esa nota de prensa y emplear el máximo de recursos posibles (ya sabes que no solo hablamos de dinero sino también de tiempo). Y también puedes siempre, aportar mucha creatividad a los sucesos.

Lo que necesitas es que todo represente una novedad y genere interés en los medios. Cualquier cosa que ocurra en tu empresa y quieras comunicar, dale una vuelta para convertirlo en algo realmente interesante. El título y el asunto de envío serán la clave para que consigas que te la publiquen. Si necesitas ayuda con esto, en Comunicae también tenemos especialistas y profesionales que te ayudarán a tener la mejor composición o darle forma a tu “tema”.

Además de los hechos que ocurran habitualmente dentro de tu empresa, hay otros momentos en el año en el que están más que justificadas estas acciones de comunicación. Es el caso de fechas señaladas como Navidad o verano pero de nuevo, busca lo que te diferencia y haga única tu historia. Es lo que te asegurará que la prensa le haga caso y la publique.

Otro caso es el de los Eventos Especiales, ya sean de organización propia o ajena pero en los cuales participemos. Un evento es siempre una gran oportunidad para contar cosas sobre nosotros, incluyendo que estaremos en la cita. Transmitir el esfuerzo y la intención con la que acudimos es sin duda, un ejercicio de comunicación a destacar. Pero, como en todas las ocasiones, hay que hacerlo bien y teniendo en cuenta una serie de especificaciones.

¿Cómo hacer el boletín de prensa de un evento?

• Anticipación.Normalmente, se sabe con bastantes antelación que vamos a acudir a ese evento, sobre todo si es de organización externa y participamos en el mismo. Si es una feria, congreso o similar, seguro que tienes meses para poder planificar. Es cuando tienes que incluir la estrategia de comunicación en la que, por supuesto, también aparecern los comunicados de prensa.
• Con este tiempo de preparación todo saldrá fantástico y podrás contar con unas buenas bases de datos para difundir el boletín como las que encontrarás en los diferentes planes que ofrece Comunicae. En el caso de que el evento sea de organización propia, serás tú el que maneje ese timming. Intenta siempre tener tiempo de reacción y que todo cumpla los espacios temporales necesarios (sabes que una nota de prensa necesitas enviarla como mínimo, unas 3 semanas antes del evento para que cause efecto y después tengas la oportunidad de hacer llamadas, enviar recordatorios, materiales a quien lo requiera, etc).

• Buscar un buen tema.A veces, dependiendo de la repercusión de tu marca y del propio evento, solo con la propia asistencia ya tienes un gran tema que a todo el mundo le interesa cubrir. Seguro que recuerdas en citas importantes de la moda como con que una marca / diseñador vaya a la misma, ya es un hecho noticiable. Si por el contrario, no es tu caso y necesitas algo más para “que los periodistas te hagan caso”, busca un tema interesante, algo que sea de “enganche” y no se puedan resistir a publicarlo. Quizás lo novedoso que mostrarás en la feria, la asistencia a tu stand de alguien representativo. Es cuestión de buscar aquello que te diferencie.

• Estructura del boletín de prensa.Debes, además de hablar del hecho en sí, incluir información sobre el evento: lugar de celebración, fecha, vuestra posición en el mismo y por qué habéis decidido participar. Piénsalo como un boletin “conjunto” en la que la noticia eres tú y tu marca pero la cobija el evento. Debe ser todo un “pack” y que hay integración.

• La lista de medios.Es fundamental en una difusión de un boletín y también cuando se trata de un evento. Aquí lo mejor es que inviertas en lo que más seguridad te dé y eso siempre es contar con profesionales como Comunicae que trabajan día a día para realizar excelentes relaciones con medios de comunicación, saben cómo llegar a ellos y de qué manera escribir para que los boletines de prensa tengan mayor difusión. Invertir en este punto es la clave para que todo lo que hagas, tenga retorno. Elegir las categorías de medios de comunicación a los que apuntar, decidir si aunque tú tema o empresa no sea muy susceptible de un área en concreto, puede igualmente interesar, segmentar por localizaciones. Todo es posible en la Base de Datos de Comunicae.

Lo más importante a la hora de realizar un boletín de prensa de un evento especial es que dispongas de la información de esa cita en cuestión y la trates como parte del todo y como siempre, mucha anticipación para evitar imprevistos.