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¿Qué es un Press Day y cómo se organiza?

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Salir en los medios de comunicación es el objetivo prioritario de todo departamento de comunicación y por ende, de toda marca o empresa. ¿Cómo hacerlo y cómo conseguirlo?

Hay muchas y variadas maneras, tal y como venimos explicando en diversos post de nuestro blog de comunicae: nota de prensa, comunicado, redes sociales… y todas ellas se centran en aumentar la visibilidad frente al periodista o grupo de interés. Elaborar y difundir buenas notas de prensa es fundamental ya que con ellas conseguirás transmitir tu mensaje pero si hay algo que también funciona a las mil maravillas, eso es sin duda, un evento.

Jugar con las emociones es algo que pensamos, jamás pasará de moda. Porque puedes crear el mejor contenido que alguien lea y suscite interés pero nada se podrá comparar con el impregnar con una emoción derivada de una experiencia. Siempre se ha dicho que vivir algo en primera persona es lo más efectivo para que quede en nuestra retina y en nuestra mente. Ya sea una experiencia positiva o negativa, el tema “presencial” jamás pasará de moda por mucho online que potenciemos.

En el caso de querer conseguir “el favor” de la prensa para que cubra nuestra noticia, la marca o el producto que queremos dar a conocer, los eventos se denominan: Press Day. Una jornada o media (según el formato) exclusivo para la prensa en el que se presentará lo que tenemos entre manos haciéndoles tocar y sentir nuestra marca. Lo que vivan en el evento de prensa, no podrán leerlo ni en la mejor nota de prensa (que deberás construir a la perfección para comunicar también tu evento).

¿Qué es un Press Day?

Pues tal y como veníamos diciendo: un evento de presentación de producto o marca exclusivo para la prensa. En estas citas se congregará aquella prensa que sea relevante para ti (tu marca) y solo y exclusivamente, prensa. Actualmente esta segmentación de invitados también se extiende a bloggers aunque por otro lado, también se puede hacer por separado, eso dependerá del presupuesto y tipología de la marca.

Durante el evento, que puede ser un desayuno, un cocktail, una jornada completa… se abrirá la marca y el producto a todos los invitados tratando de dar a conocer aquellos detalles que son importantes para nosotros y que deseamos que, posteriormente, aparezcan en la prensa o medios de comunicación. Puedes (y debes) entregar material corporativo que sirva de apoyo redaccional a la hora de que el periodista vuelva a su ordenador y se ponga a escribir.

Incluye un pequeño obsequio también representativo de la marca que sirva de agradecimiento por la asistencia y también como recordatorio de la experiencia vivida. Muestra “tus encantos” de producto más auténticos, de la forma más original que puedas para dejar impregnada una verdadera experiencia inolvidable.

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¿Cómo se organiza un Press Day?

Un evento de o para prensa no tiene más secretos que un evento habitual corporativo. Lo más importante eso si es la comunicación previa y la citación / invitación a los invitados. Conseguir que la prensa acuda a tu cita es lo más importante de todo el proceso. Suelen tener una agenda más que ocupada con mil historias que cubrir y a las que dar atención y deberás, por todos los medios, lograr que tu convocatoria sea más atractiva que las demás y no se puedan resistir a ella.

Todo influye en que el evento sea un éxito… y que un Press Day sea exitoso solo depende del número de asistentes que consigas. Una vez que están allí no dudamos en que habrás desplegado todos tus encantos para maravillarlos pero debes conseguir que acudan primero.

  • El diseño de la invitación, el modo de enviarla y hacerla llegar: antes era siempre por correo físico pero ahora se está sustituyendo por un email. Piensa bien cómo hacerlo porque todos recibimos miles de emails diarios que quizás no podemos atender, mucho más en el caso de la prensa. Sé original, sobre todo en el asunto, diseña algo muy impactante y si puedes, envía la invitación también físicamente y de forma atractiva… gustará y mucho.
  • Elegir el día y la hora adecuado: aunque parezca vanal es uno de los aspectos más importantes ya que en ciudades donde se concentra la prensa como Madrid o Barcelona, suceden muchas cosas a la que los medios de comunicación deben acudir. Intenta no hacer coincidir tu Press Day con un día en el que haya otro evento importante del sector que sepas que la prensa deberá acudir, quitándote esto espacio para que vengan al tuyo.
  • La ubicación del evento: por supuesto, facilita también la labor de llegar a los periodistas. En una misma mañana puede que hagan varios encuentros o citas con lo que si te alejas de la zona de actuación (suelen ser los centros de las ciudades), lo pondrás mucho más difícil. Intenta que sea un lugar con encanto, que represente los valores de tu marca y que sea de fácil y rápido acceso. Preferirás mil veces que un periodista se “pase” 5 minutos por tu evento a que no pueda ni acudir.

 

Un Press Day debe ser algo fundamental en tu estrategia de comunicación. Poner cara a los periodistas que te interesan que publiquen tu contenido, que ellos puedan sentir la marca y el producto físicamente, interactuar y generar una experiencia es algo que nada puede sustituir. Es una muy buena puerta para comenzar una gran relación con la prensa.

Eso si, ¡recuerda!: lo más importante es siempre la convocatoria! No escatimes jamás en esfuerzos para que sea la mejor (que no siempre es la mayor en número de personas)… y cuando los tengas en tu terreno: juega con las experiencias. Eso, ¡jamás se olvida!

 

Autor: Maria Alcaraz
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